Heute
- Mitarbeiter sortieren jeden Morgen dutzende E-Mails von Hand
- Daten aus PDFs werden abgetippt – und dabei vertippt
- Dateien heißen „Scan_0047.pdf“ und liegen irgendwo
- Fehlende Angaben fallen erst auf, wenn es zu spät ist
Leistung 01 · KI-Backoffice und Dokumentenautomatisierung Top-Einstieg
Wiederkehrende Büroarbeit, automatisch erledigt
Posteingang, PDFs, Rechnungen, Bestellungen: Wir automatisieren die Aufgaben, die heute Mitarbeiter manuell erledigen – vom Eingang bis zur Ablage, direkt in Ihren bestehenden Systemen.
- Weniger AbtippenDaten landen automatisch in Excel, CRM oder ERP
- Nichts geht unterJede E-Mail wird erkannt, zugeordnet und weitergeleitet
- Sauber abgelegtEinheitliche Dateinamen und Ordner – in Sekunden auffindbar
Heute Handarbeit. Morgen automatisch.
So verändert sich der Alltag Ihres Teams – ohne neues System, das erst mühsam eingeführt werden muss.
Mit NEXORA
- E-Mails werden automatisch erkannt, sortiert und weitergeleitet
- Rechnungs- und Bestelldaten werden ausgelesen und übertragen
- Dokumente werden einheitlich benannt und richtig abgelegt
- Lücken werden erkannt, die Rückfrage liegt als Entwurf bereit
Was wir automatisieren
Jeder Baustein lässt sich einzeln einführen. Wir starten mit dem, der Ihrem Team am meisten Zeit spart.
E-Mails sortieren und weiterleiten
Die KI erkennt Anliegen, Absender und Dringlichkeit und leitet jede Nachricht an das richtige Postfach oder Team.
Daten aus PDFs extrahieren
Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine: Positionen, Beträge, Nummern und Termine werden zuverlässig ausgelesen.
Dokumente benennen und ablegen
Einheitliche Dateinamen nach Ihren Regeln und automatische Ablage im DMS, auf dem Server oder in SharePoint.
Daten zwischen Systemen übertragen
Was im Postfach ankommt, landet ohne Copy-and-paste in Excel, CRM oder ERP.
Rückfragen vorbereiten
Fehlt eine Bestell- oder Seriennummer, liegt die passende Rückfrage als Entwurf zur Freigabe bereit.
Der Mensch behält die Kontrolle
Unsichere Fälle werden markiert und zur Prüfung vorgelegt – nach klaren, nachvollziehbaren Regeln.
So führen wir es bei Ihnen ein
Kein Großprojekt auf Verdacht. Erst prüfen wir, ob es sich lohnt – dann starten wir mit einem klar abgegrenzten Pilot.
- 1
Prozess aufnehmen
Wir schauen uns Postfächer, Dokumenttypen und Ablage gemeinsam an.
- 2
Regeln festlegen
Welche Dokumente, welche Felder, welches Ziel – und wann ein Mensch prüft.
- 3
Pilot mit echten Daten
Ein Dokumenttyp, zum Beispiel Eingangsrechnungen, läuft automatisiert im Test.
- 4
Ausbauen
Weitere Postfächer und Dokumenttypen kommen schrittweise dazu.
Für wen
- Großhandel
- Maschinenbau
- Handwerk
- Technische Dienstleister
Passt zu Ihren Systemen
- Outlook & Microsoft 365
- Gmail
- Excel
- DMS & SharePoint
- CRM
- ERP
Und vielen weiteren – wir prüfen Ihre Systemlandschaft im ersten Gespräch.
Häufige Fragen
Welche Dokumente kann die KI verarbeiten?
Typisch sind Rechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Anfragen – als PDF, Scan oder direkt im E-Mail-Text.
Funktioniert das mit unserem ERP?
In den meisten Fällen ja. Wir binden über Schnittstellen, Importdateien oder bestehende Workflows an – das klären wir im ersten Gespräch.
Was passiert, wenn die KI unsicher ist?
Dann wird der Vorgang markiert und einem Mitarbeiter zur Prüfung vorgelegt. Sie legen fest, ab wann automatisch übertragen oder abgelegt wird.
Weitere Leistungen
Passt das zu Ihrem Prozess?
Schreiben Sie uns, wie es heute läuft. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob und wie KI ihn übernehmen kann.
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